INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI PROSPECT DI FIERA MILANO CONGRESSI
INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ART. 13 DEL GDPR
Nel rispetto dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Fiera Milano Congressi S.p.A. (“FMC”), in qualità di Titolare del Trattamento, La informa che i dati personali da Lei volontariamente forniti (ad esempio, attraverso biglietto da visita o via e-mail) e a Lei riferiti in qualità di referente della società cliente con la quale FMC potrebbe intrattenere rapporti contrattuali per l’organizzazione di congressi, saranno utilizzati esclusivamente al fine di consentire l’instaurazione ed esecuzione del rapporto contrattuale e saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile, ivi incluso il GDPR, nonché degli ulteriori provvedimenti applicabili in materia di protezione dei dati personali, secondo le modalità e per le finalità di seguito descritte nella presente informativa (l’“Informativa”).
1. Dati di contatto del Titolare
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Fiera Milano Congressi S.p.A. (“Titolare” o “FMC” o la “Società”) con sede in Milano, Piazzale Carlo Magno n. 1, 20149. Potrà contattare il Titolare del trattamento via mail all’indirizzo gdpr@fieramilanocongressi.it, ovvero tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra riportato.
2. Tipologie di dati personali
La Società tratta principalmente le seguenti categorie di dati personali:
· dati identificativi e di contatto (quali, ad esempio, nome, cognome, indirizzo e-mail, contatti telefonici);
· dati relativi alla posizione lavorativa da Lei ricoperta;
· dati relativi alle scelte e/o preferenze sui prodotti e/o servizi offerti dalla Società.
3. Finalità e base giuridica del trattamento
I vostri dati personali sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:
a) per dare seguito a una Sua richiesta di contatto e informazioni, ricevuta tramite e-mail o la consegna di un biglietto da visita, e per riscontrare il suo interessamento verso la Società e i nostri servizi congressuali ai fini dell’instaurazione di una trattativa commerciale nonché per gestire Sue successive ed eventuali richieste di informazioni;
b) per conservare i Suoi dati identificativi e di contatto all’interno dei nostri sistemi per proporLe future collaborazioni e inviarLe proposte in merito ai servizi congressuali simili a quelli per i quali Lei ha manifestato inizialmente il Suo interesse.
Per la finalità di cui ai punti a), FMC tratta tali dati sulla base dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR.
Per la finalità di cui al punto b), FMC tratta tali dati sulla base del Suo consenso , ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è effettuato per la finalità di cui sopra, in conformità a quanto stabilito all’art. 5 del GDPR, sia su supporto cartaceo che informatico, nonché per mezzo di strumenti elettronici o comunque automatizzati.
Il trattamento è svolto direttamente da FMC, in qualità di titolare del trattamento, dai suoi dipendenti e collaboratori i quali sono stati autorizzati a compiere le operazioni di trattamento dei dati personali connesse al rapporto contrattuale e sono stati istruiti in tal senso, nonché da soggetti esterni che, per conto della medesima Società, svolgono servizi di varia natura come meglio specificato al successivo paragrafo 7.
I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea e/o dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).
5. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Per le finalità di cui al paragrafo 3, la comunicazione dei dati è facoltativa e volontaria ma necessaria per la corretta instaurazione del rapporto contrattuale. La mancata comunicazione dei dati può comportare l’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale o di essere ricontattato per future collaborazioni.
6. Periodo di conservazione dei dati personali
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario per dare seguito a una Sua richiesta di contatto e informazioni. Qualora, successivamente al primo contatto a seguito del suo interessamento per la nostra Società, siano state avviate trattative commericali ma il rapporto contrattuale non dovesse essersi instaurato, la Società, uncamente previo ottenimento del Suo consenso, potrà conservare i Suoi dati identificativi e di contatto per ulteriori 2 anni al fine di proporLe future collaborazioni e inviarLe proposte in merito a servizi congressuali simili a quelli per i quali Lei ha manifestato inizialmente il Suo interesse.
Scaduto detto termine, i Suoi dati verranno cancellati ovvero rimossi dai sistemi attivi del Titolare.
Rimane inteso che qualora Lei non riscontrasse la nostra richiesta di consenso inviata tramite e-mail nonché l’eventuale successivo sollecito, i Suoi dati saranno automaticamente cancellati dai sistemi del Titolare entro 28 giorni dalla prima richiesta.
Inoltre, i Suoi dati verranno cancellati ovvero rimossi dai sistemi attivi del Titolare qualora Lei ci comunichi che non è più referente della società cliente con la quale FMC potrebbe intrattenere rapporti contrattuali per l’organizzazione di eventi.
7. Destinatari dei dati personali
Nell’ambito delle finalità indicate al paragrafo3, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari. L’elenco completo di tali soggetti o categorie di soggetti è disponibile presso la sede del Titolare.
- responsabili del trattamento, ex art. 28 del GDPR, di volta in volta nominati;
- società e professionisti di cui il Titolare si avvale per adempiere alle obbligazioni per l’esecuzione del contratto o di legge o al fine di tutelare un proprio diritto (ad esempio, commercialisti, avvocati, consulenti fiscali, revisori contabili, consulenti nell’ambito di operazioni di auditing o due diligence, ecc.);
- società di gestione tecnica delle reti e dei sistemi informatici;
- enti pubblici;
- giudici e tribunali, in ragione di qualsiasi richiesta o nell’ambito di un processo;
- autorità pubbliche autorizzate dalla legge, in caso di verifiche, accertamenti e/o ispezioni.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.
8. Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR, come di seguito brevemente riepilogati:
- Diritto di accesso: potrà richiedere informazioni in merito ai trattamenti che operiamo sui tuoi dati o la conferma che il Titolare tratta i suoi dati personali. In tal caso, potrà richiederci di fornire copia dei suoi dati e di verificare quali dati sono in nostro possesso.
- Diritto di rettifica: ha il diritto di richiederci la rettifica dei suoi dati personali nel caso in cui non siano corretti, incluso il diritto di richiedere l’integrazione dei dati personali non completi.
- Diritto alla cancellazione: ha il diritto di richiederci di cancellare i dati (o parte di essi) che ci ha fornito, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati.
- Diritto di limitazione al trattamento: potrà richiederci di limitare il trattamento dei suoi dati personali qualora ricorrano le ipotesi di legge.
- Diritto di opposizione: potrà opporsi al trattamento dei suoi dati personali, fatta salva l'esistenza di un prevalente motivo legittimo alla prosecuzione di tale trattamento.
- Diritto alla portabilità: potrà ottenere dalla Società, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha comunicato, allo scopo di trasmetterli a un altro soggetto. Tale diritto è applicabile nelle ipotesi la Società effettui il trattamento di tali dati attraverso strumenti automatizzati, sulla base del consenso o per finalità di fornitura di servizi.
- Revoca del consenso: qualora il trattamento si basi sul consenso, potrà revocarlo in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo: fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente ove ritenga che i trattamenti operati violino la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.
Eventuali richieste avanzate, per l’esercizio dei Suoi diritti, potranno essere inoltrate al Titolare scrivendo all’indirizzo e-mail indicato al paragrafo 1 della presente Informativa.