INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI DI FIERA MILANO CONGRESSI

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ART. 13 DEL GDPR

Nel rispetto dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Fiera Milano Congressi S.p.A. (“FMC”), in qualità di Titolare del Trattamento, La informa che i dati personali a Lei riferiti, ove si tratti di imprese individuali, piccoli imprenditori, professionisti, ecc. ovvero riferiti a Lei in qualità di referente della società cliente con la quale FMC intrattiene rapporti contrattuali per l’organizzazione di eventi e/o raccolti da FMC nell’ambito dell’esecuzione del rapporto contrattuale, saranno utilizzati esclusivamente al fine di consentire l’instaurazione ed esecuzione del rapporto contrattuale.

Tali dati saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile, ivi incluso il GDPR, nonché degli ulteriori provvedimenti applicabili in materia di protezione dei dati personali con le modalità e per le finalità di seguito descritte nella presente informativa (l’“Informativa”).

1.     Dati di contatto del Titolare

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Fiera Milano Congressi S.p.A. (“Titolare” o “FMC” o la “Società”) con sede in Milano, Piazzale Carlo Magno n. 1, 20149. Potrà contattare il Titolare del trattamento via mail all’indirizzo gdpr@fieramilanocongressi.it, ovvero tramite posta ordinaria all’indirizzo sopra riportato.

2.     Tipologie di dati personali

La Società tratta principalmente le seguenti categorie di dati personali:

·       dati identificativi e di contatto (quali, ad esempio, nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo postale, indirizzo e-mail, contatti telefonici);

·       dati economici per svolgere i pagamenti relativi al rapporto contrattuale;

·       dati relativi alle scelte e/o preferenze sui prodotti e/o servizi offerti dalla Società. 

3.     Finalità e base giuridica del trattamento

I vostri dati personali sono raccolti e trattati per le seguenti finalità:

a)     per l'adozione di misure precontrattuali, la conclusione e l'esecuzione del contratto e le relative attività preliminari e connesse, quali, a titolo esemplificativo, l’esecuzione e la gestione dei servizi, la gestione di eventuali richieste di informazioni, reclami e contenziosi, nonché per l'adempimento degli obblighi di legge derivanti dal contratto stesso, comprese tutte le formalità amministrative e contabili;

b)     per adempiere agli obblighi di legge cui FMC è soggetta, ivi comprese leggi, regolamenti pro tempore vigenti e provvedimenti anche emessi da Pubbliche Autorità a ciò legittimate, nonché per finalità connesse all'accertamento e al perseguimento di reati;

c)     invio di materiale pubblicitario, compimento di ricerche di mercato, svolgimento di attività di promozione commerciale dei servizi offerti da FMC, direttamente o tramite società terze appositamente nominate quali responsabili del trattamento.

Per le finalità di cui ai punti a) e b), FMC tratta tali dati sulla base dell’esecuzion del contratto di cui Lei è parte, in caso di imprese individuali, piccoli imprenditori, professionisti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR oppure del proprio legittimo interesse all’esecuzione e gestione del rapporto contrattuale con la società di cui Lei è referente ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR nonché per l’adempimento di obblighi legali cui FMC è soggetta ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR.

Per la finalità di cui al punto c), FMC tratta tali dati sulla base del proprio legittimo interesse, tenuto conto di quanto previsto ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i., senza il Suo consenso, per l’invio di comunicazioni per la vendita diretta di prodotti o servizi analoghi a quelli che ha già acquistato (c.d. soft spam), ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, fatta salva la sua facoltà di rifiutare la ricezione di tali comunicazioni.

Qualora, nell’ambito dell’esecuzione del contratto sottoscritto tra FMC e la società di cui Lei è referente, fossero inclusi i servizi resi da FMC tramite il Portale Exhibitor Services Website (il “Portale”), le modalità e le finalità dei trattamenti di dati personali effettuati da FMC tramite il Portale sono descritte nell’Informativa privacy disponibile direttamente sul Portale.

4.     Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato per la finalità di cui sopra, in conformità a quanto stabilito all’art. 5 del GDPR, sia su supporto cartaceo che informatico, nonché per mezzo di strumenti elettronici o comunque automatizzati.

Il trattamento è svolto direttamente da FMC, in qualità di titolare del trattamento, dai suoi dipendenti e collaboratori i quali sono stati autorizzati a compiere le operazioni di trattamento dei dati personali connesse al rapporto contrattuale e sono stati istruiti in tal senso, nonché da soggetti esterni che, per conto della medesima Società, svolgono servizi di varia natura come meglio specificato al successivo paragrafo 7.

I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea e/o dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). 

5.     Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Per le finalità di cui al paragrafo 3, la comunicazione dei dati è necessaria per la corretta instaurazione ed esecuzione del rapporto contrattuale e per l’esecuzione degli obblighi contrattuali e di legge che ne derivano. La mancata comunicazione dei dati può comportare l’impossibilità di instaurare il rapporto contrattuale o di adempiere, in tutto o in parte, gli obblighi contrattuali e di legge che ne derivano.

6.     Periodo di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente:

- entro i limiti di prescrizione applicabile. Nel caso si verifichino atti interruttivi della prescrizione, il periodo di conservazione sarà esteso di conseguenza;

- entro i limiti previsti dalle normative regolamentari sulla conservazione dei dati (es. dichiarazioni fiscali), per adempiere correttamente ad eventuali obblighi di legge;

- entro il periodo necessario per proteggere i diritti del Titolare nelle ipotesi di eventuali controversie legali.

Scaduto detto termine, i Suoi dati verranno cancellati ovvero rimossi dai sistemi attivi del Titolare.

Inoltre, i Suoi dati verranno cancellati ovvero rimossi dai sistemi attivi del Titolare qualora Lei ci comunichi che non è più referente della società cliente con la quale FMC intrattiene il rapporto contrattuale.

7.     Destinatari dei dati personali

Nell’ambito delle finalità indicate al paragrafo3, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari. L’elenco completo di tali soggetti o categorie di soggetti è disponibile presso la sede del Titolare.

-  responsabili del trattamento, ex art. 28 del GDPR, di volta in volta nominati;

- società e professionisti di cui il Titolare si avvale per adempiere alle obbligazioni per l’esecuzione del contratto o di legge o al fine di tutelare un proprio diritto (ad esempio, commercialisti, avvocati, consulenti fiscali, revisori contabili, consulenti nell’ambito di operazioni di auditing o due diligence, ecc.);

- banche, istituti finanziari assicurativi;

-  società di gestione tecnica delle reti e dei sistemi informatici;

-   enti pubblici;

-  giudici e tribunali, in ragione di qualsiasi richiesta o nell’ambito di un processo;

-  autorità pubbliche autorizzate dalla legge, in caso di verifiche, accertamenti e/o ispezioni.

I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

8.     Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR, come di seguito brevemente riepilogati:

Diritto di accesso: potrà richiedere informazioni in merito ai trattamenti che operiamo sui tuoi dati o la conferma che il Titolare tratta i suoi dati personali. In tal caso, potrà richiederci di fornire copia dei suoi dati e di verificare quali dati sono in nostro possesso.

Diritto di rettifica: ha il diritto di richiederci la rettifica dei suoi dati personali nel caso in cui non siano corretti, incluso il diritto di richiedere l’integrazione dei dati personali non completi.

Diritto alla cancellazione: ha il diritto di richiederci di cancellare i dati (o parte di essi) che ci ha fornito, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati.

Diritto di limitazione al trattamento: potrà richiederci di limitare il trattamento dei suoi dati personali qualora ricorrano le ipotesi di legge.

Diritto di opposizione: potrà opporsi al trattamento dei suoi dati personali, fatta salva l'esistenza di un prevalente motivo legittimo alla prosecuzione di tale trattamento.

Diritto alla portabilità: potrà ottenere dalla Società, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha comunicato, allo scopo di trasmetterli a un altro soggetto. Tale diritto è applicabile nelle ipotesi la Società effettui il trattamento di tali dati attraverso strumenti automatizzati, sulla base del consenso o per finalità di fornitura di servizi.

Revoca del consenso: qualora il trattamento si basi sul consenso, potrà revocarlo in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.

- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo: fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente ove ritenga che i trattamenti operati violino la vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

Eventuali richieste avanzate, per l’esercizio dei Suoi diritti, potranno essere inoltrate al Titolare scrivendo all’indirizzo e-mail indicato al paragrafo 1 della presente Informativa.